Se lo step 1 di un piano di sviluppo in franchising consiste nel trovare affiliati, lo step 2 è ancora più complesso poiché riguarda la gestione dei medesimi. La differenza tra un imprenditore tradizionale e chi sviluppa un franchising è proprio in questa parola, gestione” che non a caso ricorre spesso nel mio libro. Come franchisor la tua abilità si manifesterà nella capacità di organizzare non solo il tuo lavoro, ma soprattutto quello degli altri, dei tuoi franchisee.
Per approfondire cosa significa gestire e monitorare un franchising, ospito oggi Dante D’Alfonso, operations e franchising manager, specializzato nelle attività di supporto ai franchising nel miglioramento dei loro processi organizzativi e digitali. La sua premessa: “Gestire una rete di due punti vendita o di 10, è in fondo la stessa cosa”, spiega Dante. Scopriamo come si fa al meglio in questo articolo.
La mancanza della cultura della gestione
Uno dei problemi con cui deve lottare chi sviluppa un franchising, ma per estensione ogni tipologia di imprenditore, è una battaglia contro se stesso, contro il suo ego, contro la logica del “faccio da solo”.
“In realtà, chi pensa di poter fare da solo, non sta gestendo nulla. Il franchisor che ragiona in questi termini corre due rischi: non fare sua una cultura della gestione e, quel che è peggio, non trasferirla comeknow how ai suoi franchisee”, spiega Dante.
Chi gestisce un’impresa, poi, che sia franchisor o franchisee commette spesso un altro errore di gestione, che Dante ha potuto osservare nella sua esperienza:
“Ovvero, demandare i monitoraggi del business al commercialista e al consulente del lavoro, che non hanno gli strumenti adeguati per farlo. In genere, le loro analisi arrivano almeno 30/60 giorni dopo il periodo di riferimento”.
La scelta più giusta sarebbe delegare il monitoraggio dei vari KPI dell’azienda a persone interne o a consulenti esterni, come operation manager o manager esperti di franchising.
Cosa significa controllare una rete di franchising?
Dopo aver analizzato gli errori principali nell’approccio alla gestione e controllo di una rete di franchising, scendiamo nel dettaglio, e analizziamo quali sono i parametri da tenere sotto controllo:
- Monitoraggio delle vendite, nei giorni e nei mesi;
- Pianificazione e budget;
- Monitoraggio dei principali costi variabili (es. nella ristorazione ci sarà da valutare il food cost e il costo del lavoro);
- Redazione e controllo del P&L. Acronimo di “profit e loss”, un conto economico P&L riporta i costi e i ricavi in un dato periodo di tempo, sulla base dei ricavi e delle spese di un’attività. Si tratta di un documento essenziali per comprendere come incrementare le vendite, gestire le spese e generare profitti.
“L’attività più complessa per un franchisor non è solo eseguire per sé questi monitoraggi, ma soprattutto inculcare questa cultura al franchisee, sensibilizzando al controllo dei suoi numeri. Solo dalla comparazione tra i numeri dei diversi punti vendita della sua rete, il franchisor potrà poi offrire consigli per aumentare performance e profitti”.
La gestione: opportunità e rischi della digitalizzazione
Dante offre poi altre dritte su quali sono le altre attività fondamentali da svolgere per la corretta gestione di una rete di franchising. Al monitoraggio delle vendite in tempo reale, e alla compilazione di un P&L mensile, di cui abbiamo parlato nel paragrafo precedente, se ne accompagnano altre quattro:
- Implementazione del mistery shopper, ovvero persone che vengono ingaggiate per fare acquisti nei punti vendita e verificare la qualità dei prodotti, il livello di servizio al cliente, svolgendo un ruolo fondamentale per incontrare le aspettative dei clienti;
- Interviste a clienti e sondaggi;
- Visite da parte di un consulente aziendale, un operation manager, interno o esterno all’azienda;
- Riunioni periodiche con la rete, per analizzare i numeri e comprenderli.
Per riuscire a misurare i numeri, il franchisor deve digitalizzare gli strumenti, a tal proposito il libro Let’s Franchise di Davide D’Andrea Ricchi dedica l’intero Capitolo 7. La digitalizzazione ha tre vantaggi: risparmio di tempo nel data entry, molti meno errori sempre nel data entry e la possibilità di integrare vari strumenti:
“Pensiamo all’importanza di usare delle API (ovvero software in grado di interfacciarsi e interagire fra loro, ndr) che si interfacciano con il sistema delle casse e ti consentono di avere dati in tempo reale e di poterli leggere da qualsiasi dispositivo, da remoto”.
Tuttavia, come precisa Dante, la digitalizzazione deve essere sostenibile, e tenere conto del materiale umano che l’azienda ha a disposizione. Per il manager, ha poco senso usare software o strumenti, solo perché sono fighi, senza accertarsi che il personale sappia veramente sfruttarli in modo adeguato. Quando si parla di digitalizzazione, questa non va mai calata dall’alto:
“Ti faccio un esempio. Mi sono occupato del processo di digitalizzazione di una rete di franchising food con cinque punti vendita. All’inizio, siamo partiti dai fogli excel, per abituare i franchisee a capire le dinamiche principali del controllo e della gestione. E solo in un secondo momento siamo poi passati a implementare dei modelli più evoluti. La formazione è fondamentale, ma è altrettanto importante che sia graduale”, conclude Dante.